PHÒNG BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU
I. GIỚI THIỆU CHUNG
Phòng Bảo quản - Tổ chức kho tài liệu được sát nhập từ 02 phòng là: Phòng Bảo Quản và phòng Tổ chức kho tài liệu, cả hai phòng này đều ra đời từ khi thư viện mới được xây dựng và đi vào hoạt động năm 1971.
Trước năm 2000 phòng Bảo Quản có tên là phòng Kỹ thuật và phòng Tổ chức kho Tài liệu có tên là phòng Bảo Quản.
Năm 2009, thực hiện theo quy chế mẫu về cơ cấu tổ chức thư viện cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thư viện đã sát nhập phòng Bảo quản và Phòng Tổ chức kho tài liệu thành Phòng Bảo quản - Tổ chức Kho tài liệu cho tới nay.
PHÒNG BẢO QUẢN:
Từ 1971 - 1999, Phòng Bảo Quản có tên gọi là Phòng Kỹ Thuật, nhân sự trước năm 1977 chỉ có 01 nhân sự chuyên đóng và tu bổ những cuốn sách quí hiếm.
Từ năm 1977 đến năm 1993, phòng Kỹ Thuật đã đào tạo thêm được 10 nhân sự với công việc chính là đóng và tu bổ những tài liệu mới in bị hư hỏng trong quá trình phục vụ; In ấn các tài liệu nghiệp vụ, tráng rửa phim và phục vụ phòng đọc Hạn chế, vi phim.
Từ năm 2000 đến 2008, phòng được đổi tên là phòng Bảo Quản với chức năng, nhiệm vụ được cải tiến và nâng cấp lên cho phù hợp với yêu cầu đổi mới của thư viện.
Nhân sự gồm 14 người chia ra làm 3 bộ phận:
Đóng, tu bổ sách, báo, tạp chí và các dạng tài liệu khác;
Tu bổ - Phục chế tài liệu quí hiếm
Chuyển dạng tài liệu.
Cuối năm 2018, bộ phận Chuyển dạng tài liệu (bộ phận Số hóa) tách ra và sát nhập với phòng Tin học đổi tên thành phòng Kỹ thuật Công nghệ.
Một góc của phòng Bảo Quản
Tu bổ phục chế tài liệu quý hiếm
PHÒNG TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU
Trước năm 2000, phòng Tổ chức kho tài liệu có tên là phòng Bảo Quản gồm 14 nhân sự chia thành 3 bộ phận:
- Bộ phận phục vụ bạn đọc
- Bộ phận Chấn chỉnh kho
- Bộ phận vệ sinh kho.
Các bộ phận có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu thành từng kho theo loại hình, đặc điểm riêng của tài liệu như kho sách, báo, tạp chí, kho luận án, kho tài liệu quý hiếm, kho bản đồ v.v… Kiểm kê và thanh lọc định kỳ hoặc đột xuất. Thực hiện các biện pháp bảo quản phòng chống cho tài liệu và phục vụ tài liệu cho bạn đọc.
Một góc kho tạp chí
Một góc kho sách
II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ PHÒNG BẢO QUẢN – TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU
Gồm 3 bộ phận:
- Tổ chức kho tài liệu
- Đóng, tu bổ sách, báo, tạp chí và các dạng tài liệu khác
- Tu bổ - Phục chế tài liệu quí hiếm
CHỨC NĂNG
+ Tổ chức sắp xếp các kho đóng theo loại hình, ngôn ngữ hay đặc điểm riêng của tài liệu.
+ Phục vụ bạn đọc theo yêu cầu
+ Xây dựng phương án, tổ chức phòng chống hạn chế đến mức thấp nhất việc gây hại đến tài liệu trong thư viện.
+ Bảo quản, duy trì tình trạng vật lý của tài liệu để tài liệu luôn trong tình trạng tốt nhất nhằm phục vụ bạn đọc.
NHIỆM VỤ
+ Tiếp nhận sách, báo, tạp chí và các dạng tài liệu khác đã được xử lý kỹ thuật từ các phòng chuyển giao, nhập vào các kho theo chức năng của mỗi kho.
+ Tổ chức và sắp xếp tài liệu theo đúng quy tắc, quy phạm thư viện đảm bảo việc phục vụ nhanh chóng, chính xác.
+ Thống kê, điều tra về nội dung và tình trạng vốn tài liệu.
+ Áp dụng các biện pháp an toàn, an ninh cho tài liệu, phòng chống cháy nổ, phòng chống thảm họa tại các tầng kho.
+ Thanh lọc, thanh lý những tài liệu đã lỗi thời, không phù hợp, cũ nát, thừa bản để giải phóng kho tàng.
+ Xây dựng, triển khai phương án phòng chống tác động xấu đến vốn tài liệu. Tập huấn cho bộ phận liên quan.
+ Nghiên cứu phương án, giải pháp về môi trường hệ thống kho giúp cải thiện việc lưu trữ tài liệu trong kho.
+ Đóng và tu bổ sách, báo, tạp chí hư hỏng.
+ Nghiên cứu, cải tiến các dụng cụ phục vụ công tác bảo quản tài liệu.
+ Nghiên cứu, triển khai phương án phục chế tài liệu quí hiếm.
+ Tổ chức tập huấn chuyên đề bảo quản cho nhân viên trong và ngoài thư viện.
THỜI GIAN LÀM VIỆC
1. BỘ PHẬN TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU
Phục vụ Từ thứ Hai đến thứ Năm
Nghỉ phục vụ ngày thứ Sáu hàng tuần và các ngày Lễ theo qui định.
+ Phục vụ sách kho đóng: Từ 7 giờ 30 đến 17 giờ 00
+ Phục vụ Báo –Tạp chí:
Sáng: từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 30
Chiều: từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00
+ Phục vụ tài liệu Hạn chế Quý hiếm:
Sáng: từ 09 giờ 00 đến 11 giờ 30
Chiều: từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00
2. BỘ PHẬN ĐÓNG, TU BỔ PHỤC CHẾ TÀI LIỆU
Làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu
Sáng: từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 30
Chiều: từ 13 giờ 00 đến 17 giờ 00
THÔNG TIN LIÊN LẠC
Trưởng phòng: Trần Kim Cúc
Số điện thoại: 028-38225055, số nội bộ 215
Email: kimcuc@thuvientphcm.gov.vn, kimcucgslhcm@gmail.com
