PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

THÔNG TIN CHUNG

Phòng Hành chính Tổng hợp là bộ phận đảm bảo việc vận hành của Thư viện, sao cho tất cả các hoạt động từ khâu nghiệp vụ đến phục vụ được thực hiện một cách hiệu quả, linh động và thông suốt. Với nhiệm vụ tham mưu và giúp Ban Giám đốc quản lý, tổ chức thực hiện các công tác trong lĩnh vực Hành chính, Tổ chức cán bộ, Tài chính kế toán, Quản trị cơ sở vật chất và trang thiết bị của cơ quan, bảo đảm an ninh, an toàn cho việc vận hành thư viện.

Từ khi thành lập Thư viện với chức năng của một Thư viện Quốc gia, tên gọi là Phòng Hành-Nhân-Kế do Ban Giám đốc trực tiếp điều hành để hỗ trợ các phần việc chuyên môn và phụ trách tất cả các vấn đề về hành chính, nhân viên và kế toán của cơ quan. Trước kia Phòng Hành chính Tổng hợp còn có Ban chuyên viên phụ giúp Giám đốc hướng dẫn các công việc liên quan về kỹ thuật chuyên môn thư viện như:

• Hướng dẫn phân tích báo, tạp chí, lập thư tịch, Tổng Thư mục Quốc gia
• Nghiên cứu việc thiết lập hệ thống trao đổi và cho mượn sách, tài liệu với thư viện khác trên toàn quốc
• Nghiên cứu thể thức cho mượn sách về nhà
• Theo dõi để cải tiến hoạt động thư viện lưu động
• Nghiên cứu, hướng dẫn tổ chứ hoạt động thư viện nhi đồng
• Nghiên cứu và thiết lập đồ án cải tiến và phát triển thư viện nhằm phục vụ độc giả ngày càng hiệu quả
• Nghiên cứu, hướng dẫn việc tổng kê và phân loại vi phim, chọn lựa các tài liệu để chụp vi phim
• Hướng dẫn việc tổ chức tiếp thu tài liệu, sắp xếp để đóng thành tập

Hiện nay các công việc trên đã được chuyển giao cho các phòng chuyên môn Khối Nghiệp vụ thực hiện, Phòng Hành chính Tổng hợp hiện tại thực hiện đúng chức năng như phần bên dưới.

 

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ

Phòng Hành chính - Tổng hợp có chức năng xây dựng kế hoạch tài chính  - kế toán, văn thư hành chính và thống kê - báo cáo, quản trị trang thiết bị, vật chất của cơ quan, cung ứng vật tư và trang thiết bị, tạo điều kiện bảo đảm cho tất cả các hoạt động từ hành chính đến chuyên môn nghiệp vụ của thư viện vận hành tốt.  Đặc biêt quản lý và thực hiện công tác hành chính, nhân sự và tài chính kế toán theo quy định Pháp luật.

Các nhiệm vụ cụ thể:

5. Công tác hành chính văn thư
   • Công tác tổng hợp, báo cáo

 - Lập chương trình kế hoạch hàng năm; làm báo cáo công tác tháng, năm, các loại báo cáo khác theo yêu cầu của cấp chủ quản và cấp trên.

 - Chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp Hội nghị công chức, viên chức hàng năm; Thư ký các cuộc họp của Ban Giám đốc.

• • Công tác thi đua, khen thưởng

- Thường trực Hội đồng thi đua; tham mưu cho Ban Giám đốc và Hội đồng thi đua về tiêu chuẩn, tiêu chí, kế hoạch, chương trình thi đua.

 - Thu nhận và xử lý hồ sơ xét duyệt các danh hiệu thi đua, khen thưởng, các ý kiến phản ánh, các đề xuất trong công tác thi đua.

 - Hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản để Giám đốc quyết định khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền công nhận các danh hiệu thi đua và các hình thức khen thưởng bậc cao cho các tập thể, cá nhân.

• • Công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế

 - Tham mưu cho Ban Giám đốc ban hành và bổ sung (khi cần thiết) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

 - Tham mưu ban hành các văn bản của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ gồm: Quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác, thông báo, hướng dẫn tổ chức các hoạt động.

 - Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ theo thừa lệnh của Giám đốc.

 - Sao y các văn bản của Thư viện ban hành;

 - Xác nhận chữ ký của cán bộ, viên chức trong các văn bản được phép.

 - Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đến/đi để trình Giám đốc, chuyển công văn đến các phòng ban chức năng, các cá nhân để thực hiện; theo dõi và báo cáo Giám đốc tiến độ xử lý văn bản.

 - Kiểm tra thể thức, tính hợp pháp của công văn đi; trình duyệt, ký, nhân bản đúng số lượng, vào sổ theo dõi và gửi các công văn đi.

 - Thực hiện công tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ công văn đi, đến; hàng năm đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác cho việc khai thác tài liệu.

 - Bảo quản, sử dụng con dấu của Thư viện và các công văn, giấy tờ theo đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc bảo mật của Nhà nước.

• • Công tác quản lý, cấp phát thư báo và thông tin liên lạc

- Phối hợp với các phòng ban về quản lý tài sản cơ sở vật chất.

- Thực hiện việc tiếp nhận, bảo quản và chuyển công văn, tài liệu, thư báo, bưu phẩm, điện tín... đúng địa chỉ, chính xác, kịp thời.

- Làm tốt công tác thông tin, liên lạc từ Ban Giám đốc đến các phòng ban, cá nhân và ngược lại;

5. Công tác quản trị
   • Công tác lễ tân, phục vụ

 - Đầu mối tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của Thư viện; phụ trách lễ nghi, trang trí cho các hoạt động lớn của Thư viện.

 - Chuẩn bị và thực hiện công tác tiếp khách đến thăm và làm việc với Thư viện; xây dựng chế độ tiếp khách và tiếp khách phù hợp với từng đối tượng.

 - Quản lý tài sản và trang bị, tài sản các phòng ban làm việc, các phòng họp, phòng Hội trường và các trang thiết bị.

 - Nhân bản tài liệu, tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, các hoạt động, sự kiện của Thư viện.

• • Quản lý, điều hành hoạt động xe

 - Quản lý, điều hành hoạt động của xe phục vụ cho các hoạt động của đơn vị, các hoạt động thư viện lưu động.

 - Bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng xe; thanh toán xăng dầu, mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, các quy định của Nhà nước và của Thư viện; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí trong điều hành xe.

• • Công tác vệ sinh , quản trị - thiết bị

-Thực hiện các công tác về Y tế, vệ sinh môi trường, vệ sinh các phòng ban, phòng ngừa tệ nạn xã hội trong đơn vị;

- Cung cấp vật tư trang thiết bị cho các phòng ban đảm bảo hoạt động, vận hành thư viện
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao.

• •  Công tác Bảo vệ

- Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan.
- Tổ chức phối hợp cùng với chính quyền địa phương thực hiện các biện pháp nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các hành vi phạm pháp, tệ nạn xã hội xảy ra trong khu vực cơ quan.
- Phối hợp cùng các phòng ban khác trong cơ quan nhắc nhở mọi người thực hiện các quy định nhằm giữ vững kỷ cương nề nếp. Đề xuất các biện pháp, giải pháp nhằm đảm bảo trật tự trị an cơ quan. - Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn trật tự an ninh, phòng cháy chữa cháy.
- Thường trực 24/24 để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.
- Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực trong phạm vi quản lý, ngăn chặn người ngoài vào khi không có yêu cầu công tác; giám sát, kiểm tra người mang tài sản của trường ra khỏi cơ quan (khi có nghi ngờ).

5. Công tác quản lý, điều hành hoạt động của kế toán

 - Lập dự toán thu chi tài chính hàng năm: Chi Ngân sách. Thu chi sự nghiệp

 - Cân đối nguồn vốn trên cơ sở bám sát dự toán, kế hoạch thu chi, thực hiện thu chi đúng nguyên tắc quản lý tài chính

 - Cuối mỗi kỳ báo cáo (theo quý, năm) tập hợp số liệu báo cáo quyết toán theo quy định của Bộ Tài chính

 - Bộ phận kế toán theo dõi tài chính các phòng ban có hoạt động thu – chi để hướng dẫn kiểm tra theo đúng quy định

 - Tập trung mọi nguồn thu của các phòng ban về bộ phận kế toán quản lý.

 - Cuối năm tài chính, lập báo cáo kết quả hoạt động nguồn thu trình Giám đốc trên cơ sở đó phân tích, tham mưu cho Giám đốc về tình hình quản lý và phân bổ các nguồn kinh phí, có kế hoạch xây dựng dự toán thu chi cho năm tiếp theo.

 - Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban chức năng làm tốt công tác quản lý tài sản, điện nước, điện thoại và các hoạt động liên quan đến tài chính.

THÔNG TIN LIÊN LẠC

      Thời gian hoạt động:
      - Từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần 
      - Buổi sáng: 7g30 đến 11g30
      - Buổi chiều: 13g00 đến 17g

      Thông tin liên lạc:
       * Bà Trần Thị Hoàn Anh, Trưởng phòng
      - Điện thoại: (84) 028.38225055 – ext.: 295
      - Email: hoananh@thuvientphcm.gov.vn